Regulamin świadczenia usługi ASK Fleet GPS

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi SaaS „ASK Fleet GPS” przez A.S.K. P.S.U. Sp. z o.o., NIP 7651705627, adres: Jelenie 4A, 78-630 Człopa, Polska, e-mail: biuro.askpsu@gmail.com, dalej „Operator”.

2. ASK Fleet GPS jest systemem telematycznym służącym w szczególności do odbioru i prezentacji danych lokalizacyjnych GPS, monitorowania obiektów, analizy tras i postojów, obsługi stref, zdarzeń, kierowców, raportów i powiadomień.

3. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców, osób prawnych i jednostek organizacyjnych korzystających z niej w związku z działalnością zawodową lub gospodarczą. Usługa nie jest kierowana do konsumentów.

4. Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Korzystanie z Usługi wymaga jego akceptacji.

§ 2. Definicje

Organizacja — klient Operatora posiadający wyodrębnione konto w systemie. Użytkownik — osoba upoważniona przez Organizację do korzystania z konta. Obiekt GPS — pojazd, maszyna, telefon, tablet, radio z Androidem lub inne urządzenie monitorowane w systemie. Moduł GPS — urządzenie lub aplikacja przekazująca dane do ASK Fleet GPS, w tym Teltonika lub ASK Android Tracker. Pakiet — wariant Usługi określający limity i cenę. Okres rozliczeniowy — opłacony okres 1, 3, 6 lub 12 miesięcy, o ile dany Pakiet przewiduje taką cenę.

§ 3. Warunki techniczne

1. Do korzystania z panelu wymagane są: aktualna przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript, połączenie z Internetem oraz włączona obsługa niezbędnych plików cookies sesyjnych.

2. Do przesyłania danych lokalizacyjnych wymagany jest kompatybilny Moduł GPS, poprawna konfiguracja transmisji, zasięg odpowiednich sieci, dostęp do GNSS/GPS oraz — zależnie od urządzenia — transmisja danych komórkowych lub Wi‑Fi.

3. Dokładność i częstotliwość danych zależą m.in. od urządzenia, konfiguracji, warunków radiowych, zasięgu GNSS, operatora telekomunikacyjnego, systemu Android oraz ograniczeń energetycznych urządzenia.

§ 4. Rejestracja, konto i bezpieczeństwo

1. Organizacja zakłada konto samodzielnie lub Operator tworzy je ręcznie. Osoba dokonująca rejestracji oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Organizacji.

2. Organizacja odpowiada za prawdziwość danych, zarządzanie swoimi Użytkownikami oraz nieudostępnianie danych logowania osobom nieuprawnionym.

3. Login Użytkownika może być generowany automatycznie według schematu przyjętego w systemie. Organizacja odpowiada za bezpieczne przekazanie hasła i jego zmianę, jeżeli wymaga tego procedura wewnętrzna.

4. Operator może czasowo zablokować konto lub dostęp techniczny w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa, nadużycia, ataku, działań sprzecznych z prawem albo zaległości skutkujących wygaśnięciem Usługi.

§ 5. Legalność monitorowania i obowiązki Organizacji

1. Organizacja samodzielnie odpowiada za posiadanie właściwej podstawy prawnej do instalowania urządzeń, lokalizowania pojazdów, maszyn lub urządzeń oraz monitorowania osób, jeżeli dane lokalizacyjne mogą dotyczyć osób fizycznych, w szczególności pracowników, współpracowników lub kierowców.

2. Organizacja odpowiada za spełnienie wobec monitorowanych osób obowiązków informacyjnych i obowiązków wynikających z prawa pracy, ochrony danych osobowych, prawa cywilnego oraz innych właściwych przepisów.

3. Zabronione jest używanie Usługi do bezprawnego śledzenia osób, naruszania prywatności, obchodzenia zabezpieczeń, przechwytywania danych bez uprawnienia albo innych działań niezgodnych z prawem.

§ 6. Trial i Pakiety SaaS

1. Operator może udostępnić bezpłatny okres próbny. Długość trialu jest wskazana podczas rejestracji lub w panelu Organizacji.

2. Po zakończeniu trialu lub płatnego okresu konto może przejść w tryb ograniczony. Organizacja zachowuje możliwość zalogowania się do części rozliczeniowej, zapoznania się z dokumentami i odnowienia Pakietu, natomiast funkcje operacyjne mogą zostać zablokowane.

3. Limity Pakietów obejmują w szczególności liczbę Obiektów GPS, Użytkowników, stref i maksymalny okres historii. Aktualne limity i ceny są prezentowane w panelu i na stronie Pakietów.

4. Przekroczenie limitu nie powoduje automatycznego usunięcia danych. System blokuje tworzenie nowych elementów ponad limit albo ogranicza ustawienia do zakresu Pakietu.

§ 7. Ceny, zamówienia i płatności

1. Ceny prezentowane w panelu są cenami netto, o ile przy danej cenie nie wskazano inaczej. Do ceny doliczany jest VAT według obowiązującej stawki.

2. Dostępne okresy mogą obejmować 1, 3, 6 i 12 miesięcy. Pakiet ENTERPRISE jest wyceniany indywidualnie, przy czym prezentowana cena „od” nie stanowi gwarancji końcowej ceny konkretnego wdrożenia.

3. Zamówienie opłacane przelewem otrzymuje indywidualny numer. Aktywacja lub przedłużenie następuje po zaksięgowaniu wpłaty przez Operatora. Usługa nie odnawia się automatycznie, chyba że strony odrębnie uzgodnią inny mechanizm płatności.

4. W przypadku zmiany Pakietu na inny, po opłaceniu zamówienia Operator może zakończyć poprzedni aktywny Pakiet i uruchomić nowy od dnia aktywacji. Przy przedłużeniu tego samego Pakietu nowy okres doliczany jest do niewykorzystanego aktywnego okresu.

5. Jeżeli w systemie udostępniono płatność online, Organizacja może zostać przekierowana do zewnętrznego operatora płatności. Za moment zapłaty uznaje się potwierdzenie poprawnej płatności otrzymane przez system lub zaksięgowanie środków przez Operatora.

6. Samo zapisanie metody płatności lub korzystanie z operatora płatności nie oznacza automatycznego odnowienia Usługi. Cykliczne obciążenia mogą być stosowane wyłącznie wtedy, gdy Organizacja wyraźnie wybierze i zaakceptuje taki model.

7. Zmiana cennika nie wpływa na już opłacony okres. Nowe ceny mają zastosowanie do kolejnych zamówień lub odnowień, chyba że strony uzgodnią inaczej.

§ 8. Dostępność, utrzymanie i rozwój Usługi

1. Operator utrzymuje Usługę z należytą starannością właściwą dla profesjonalnego systemu SaaS. Nie gwarantuje jednak nieprzerwanej dostępności 100%, ponieważ działanie zależy również od infrastruktury telekomunikacyjnej, hostingu, Internetu, urządzeń końcowych i usług zewnętrznych.

2. Operator może wykonywać prace serwisowe, aktualizacje, migracje i zmiany bezpieczeństwa. W miarę możliwości prace planowane będą wykonywane w sposób ograniczający wpływ na użytkowników.

3. Operator może rozwijać interfejs i funkcje systemu, o ile nie pozbawia Organizacji zasadniczej funkcjonalności opłaconego Pakietu w trwającym okresie rozliczeniowym.

4. Usługa może wykorzystywać infrastrukturę i usługi podmiotów trzecich, w szczególności hosting, pocztę elektroniczną, operatorów płatności, dostawców map, sieci komórkowe i usługi telekomunikacyjne. Operator odpowiada za własną część Usługi, ale nie ma pełnej kontroli nad dostępnością systemów zewnętrznych.

§ 9. Dane, historia GPS i retencja

1. Dane są logicznie rozdzielane pomiędzy Organizacjami. Użytkownik Organizacji uzyskuje dostęp wyłącznie w zakresie nadanych mu uprawnień.

2. Czas przechowywania historii GPS może zależeć od Pakietu oraz ustawień Organizacji. Jeżeli Pakiet wyznacza maksymalną retencję, ustawienie Organizacji nie może jej przekroczyć.

3. Po wygaśnięciu Usługi Operator może przechowywać dane przez okres niezbędny do umożliwienia odnowienia, rozliczeń, bezpieczeństwa, obsługi roszczeń i wykonania obowiązków prawnych. Dane operacyjne mogą zostać usunięte po upływie co najmniej 90 dni od wygaśnięcia dostępu, o ile strony nie uzgodniły inaczej i przepisy nie wymagają dalszego przechowywania.

4. Organizacja powinna pobrać potrzebne raporty i dane przed definitywnym zakończeniem korzystania z Usługi.

5. System może tworzyć zagregowane dzienne podsumowania techniczne starszej historii GPS przed usunięciem surowych punktów. Takie podsumowania nie muszą umożliwiać odtworzenia pełnej trasy punkt po punkcie.

6. Usunięcie surowej historii GPS w ramach retencji jest nieodwracalne w panelu. Kopie bezpieczeństwa mogą zawierać wcześniejsze dane do czasu ich rotacji, przy czym nie są wykorzystywane do bieżącej pracy systemu.

§ 10. Ochrona danych osobowych

1. W odniesieniu do danych kont, kontaktu, rozliczeń i bezpieczeństwa Operator działa jako administrator danych w zakresie opisanym w Polityce prywatności.

2. W odniesieniu do danych wprowadzanych przez Organizację do systemu, w tym danych kierowców i danych lokalizacyjnych identyfikujących osobę, Organizacja co do zasady pozostaje administratorem danych, a Operator przetwarza je w jej imieniu. Zasady powierzenia określa Umowa powierzenia stanowiąca odrębny dokument powiązany z Usługą.

§ 11. Odpowiedzialność

1. Organizacja odpowiada za konfigurację urządzeń, legalność monitorowania, prawidłowość danych wprowadzanych do systemu, zarządzanie uprawnieniami oraz zabezpieczenie własnych urządzeń i kont.

2. Operator nie odpowiada za brak lub błędną pozycję wynikającą z jakości sygnału GNSS, operatora sieci, konfiguracji urządzenia, wyłączenia telefonu, trybu oszczędzania energii, awarii sprzętu albo transmisji poza infrastrukturą Operatora.

3. W relacjach B2B odpowiedzialność Operatora za szkodę związaną z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Usługi ogranicza się do rzeczywistej szkody i — z wyjątkiem szkody wyrządzonej umyślnie — łącznie do kwoty netto opłat faktycznie zapłaconych za Usługę przez daną Organizację w trzech miesiącach poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.

4. Operator nie odpowiada za utracone korzyści, kary umowne należne osobom trzecim ani decyzje biznesowe podjęte wyłącznie na podstawie danych GPS, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§ 12. Reklamacje i kontakt

1. Zgłoszenia dotyczące działania Usługi oraz reklamacje można przesyłać na adres biuro.askpsu@gmail.com.

2. Zgłoszenie powinno zawierać nazwę Organizacji, opis problemu, przybliżony czas wystąpienia i — jeśli to możliwe — wskazanie obiektu lub funkcji, której dotyczy.

3. Operator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, standardowo w terminie do 14 dni roboczych, przy czym awarie krytyczne mogą być obsługiwane w pierwszej kolejności.

§ 13. Zakończenie i blokada Usługi

1. Organizacja może zaprzestać korzystania z Usługi po zakończeniu opłaconego okresu. Brak kolejnej płatności nie powoduje automatycznego naliczenia nowej opłaty.

2. Operator może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego naruszenia prawa, bezpieczeństwa systemu, prób nieuprawnionego dostępu, wykorzystania Usługi do bezprawnego śledzenia albo innych ciężkich naruszeń Regulaminu.

3. Przed planowanym zakończeniem korzystania z Usługi Organizacja powinna wyeksportować dane, których dalsze przechowywanie jest jej potrzebne. Po zakończeniu okresu retencji Operator nie ma obowiązku odtwarzania usuniętych danych operacyjnych.

§ 14. Zmiany Regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin w szczególności z powodu zmian prawa, bezpieczeństwa, sposobu działania Usługi, rozliczeń lub rozwoju funkcjonalności.

2. Istotna nowa wersja Regulaminu może wymagać ponownej akceptacji w panelu. Do czasu akceptacji dostęp do funkcji operacyjnych może zostać ograniczony, przy zachowaniu dostępu do dokumentów i informacji rozliczeniowych.

§ 15. Prawo właściwe

1. Do umowy stosuje się prawo polskie.

2. Spory pomiędzy Operatorem a Organizacją będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Operatora, o ile przepisy bezwzględnie obowiązujące nie stanowią inaczej.

3. Regulamin obowiązuje od dnia 2026-09-04.