Polityka prywatności ASK Fleet GPS

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych dla celów prowadzenia kont, obsługi kontaktu, rozliczeń, bezpieczeństwa i obsługi systemu jest A.S.K. P.S.U. Sp. z o.o., NIP 7651705627, adres: Jelenie 4A, 78-630 Człopa, Polska, e-mail: biuro.askpsu@gmail.com.

2. Dwie role w ASK Fleet GPS

ASK Fleet GPS przetwarza różne kategorie danych w różnych rolach prawnych. Operator jest administratorem danych dotyczących swoich klientów, użytkowników kont, kontaktów, rozliczeń i bezpieczeństwa. Natomiast w zakresie danych wprowadzanych przez Organizację — w szczególności danych kierowców, nazw pracowników, identyfikatorów i historii lokalizacji — administratorem jest co do zasady Organizacja, a Operator działa jako podmiot przetwarzający na jej udokumentowane polecenie.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

• dane Organizacji i osób kontaktowych: imię, nazwisko, login, e-mail, telefon, rola, nazwa firmy, NIP;
• dane rozliczeniowe: wybrany Pakiet, zamówienia, okresy subskrypcji, kwoty, status płatności;
• dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, identyfikatory sesji, przeglądarka, logi logowania, logi diagnostyczne i audytowe;
• dane urządzeń i obiektów: nazwa, rejestracja, VIN, identyfikator GPS/IMEI/ID, numer SIM, model urządzenia;
• dane telematyczne: lokalizacja, czas, prędkość, kierunek, postoje i dostępna telemetria;
• dane kierowców i innych osób wprowadzone przez Organizację;
• dane związane z płatnością: identyfikator transakcji, status, kwota i informacje zwrotne od operatora płatności; system nie wymaga przechowywania pełnych danych karty płatniczej w ASK Fleet GPS.

4. Cele i podstawy przetwarzania przez Operatora jako administratora

Dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy oraz obsługi konta i Usługi; realizacji obowiązków prawnych, księgowych i podatkowych; zapewnienia bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom, prowadzenia audytu i obrony przed roszczeniami; a także obsługi zgłoszeń. Podstawą może być wykonanie umowy, obowiązek prawny oraz prawnie uzasadniony interes Operatora polegający na zabezpieczeniu i prawidłowym prowadzeniu Usługi.

Operator nie wykorzystuje danych GPS powierzonych przez Organizację do własnych celów marketingowych ani do tworzenia profili osób monitorowanych.

Dane pochodzą bezpośrednio od Organizacji i jej Użytkowników, z urządzeń GPS/aplikacji przekazujących telemetrię, z logów technicznych systemu oraz — w przypadku płatności online — z komunikatów operatora płatności.

5. Dane GPS i dane pracowników

Jeżeli dane lokalizacyjne dotyczą zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby, Organizacja odpowiada za ustalenie podstawy prawnej monitorowania, zakresu monitoringu, okresu przechowywania oraz za przekazanie wymaganych informacji osobom monitorowanym. Operator zapewnia narzędzie techniczne i przetwarza te dane zgodnie z Umową powierzenia.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane dostawcom infrastruktury hostingowej, poczty elektronicznej, usług technicznych i bezpieczeństwa, operatorom płatności w zakresie koniecznym do realizacji płatności, podmiotom świadczącym obsługę księgową lub prawną oraz organom publicznym, gdy wynika to z prawa. Podmioty przetwarzające otrzymują dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych zadań.

7. Transfer poza EOG

Operator dąży do korzystania z infrastruktury w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli określony dostawca techniczny powodowałby przekazanie danych poza EOG, przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, gdy są wymagane.

8. Okres przechowywania

Dane kont i umów są przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres niezbędny do rozliczeń, obrony roszczeń i wykonania obowiązków prawnych. Dokumentacja księgowa i rozliczeniowa jest przechowywana przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Logi bezpieczeństwa są przechowywane tylko tak długo, jak jest to uzasadnione bezpieczeństwem, diagnostyką i obroną roszczeń. Surowa historia GPS jest przechowywana według limitu Pakietu i ustawień retencji Organizacji, a po jego upływie może być automatycznie usuwana. Po wygaśnięciu Usługi dane operacyjne mogą zostać usunięte zgodnie z Regulaminem, a dane w kopiach bezpieczeństwa zanikają zgodnie z cyklem rotacji backupów.

9. Prawa osób

Osobie, której dane Operator przetwarza jako administrator, przysługuje — w zakresie przewidzianym prawem — prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W przypadku danych, dla których administratorem jest Organizacja, żądanie należy w pierwszej kolejności skierować do tej Organizacji. Operator wspiera Organizację w obsłudze praw osób zgodnie z Umową powierzenia.

10. Zautomatyzowane decyzje

Operator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych. Alerty, raporty i zdarzenia GPS są funkcjami technicznymi wspierającymi użytkownika i nie zastępują samodzielnej oceny Organizacji.

11. Bezpieczeństwo

Operator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w tym logiczną separację Organizacji, kontrolę dostępu i role użytkowników, bezpieczne sesje, hashowanie haseł, szyfrowanie wybranych sekretów, ograniczanie liczby prób dostępu, rejestrowanie błędów i zdarzeń administracyjnych, transmisję przez HTTPS dla panelu oraz aktualizacje bezpieczeństwa.

12. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian prawa, funkcji systemu, dostawców infrastruktury lub sposobów przetwarzania. Aktualna wersja jest zawsze publikowana w ASK Fleet GPS. Wersja obowiązuje od 2026-09-04.